COMPARTIMENT DE STARE CIVILĂ
1) Înregistrarea naşterii (detalii)
2) Înregistrarea căsătoriei (detalii)
3) Înregistrarea decesului (detalii)
4) Eliberarea certificatelor de stare civilă (detalii)
5) Eliberarea extraselor multilingve (detalii)
6) Transcrierea / înscrierea certificatelor de stare civilă (detalii)
a) Transcrierea certificatelor şi extraselor de stare civilă procurate în străinătate (detalii)
b) Înscrierea în registrele de stare civilă române, de la misiunile diplomatice sau oficiile consulare de carieră ale României, a certificatelor de stare civilă eliberate de autorităţile străine (detalii)
7)Procedura schimbării numelui pe cale administrativă (detalii)
8)Înscrierea de mențiuni în actele de stare civilă române privind schimbările de nume și/sau prenume efectuate de cetățenii români în străinătate (detalii)
9)Înscrierea de mențiuni în actele de stare civilă române privind hotărârile de divorț pronunțate în străinătate (detalii)
10)Codul numeric personalul (detalii)
11)Rectificarea actelor de stare civilă (detalii)
 
 
1) ÎNREGISTRAREA NAŞTERII
          Declararea naşterii se face în termen de 30 de zile pentru copilul născut viu şi în termen de 3 zile pentru copilul născut mort.
În cazul în care copilul a decedat înăuntrul termenului de 30 de zile, declararea naşterii se face în termen de 24 de ore de la data decesului.
Pentru copilul născut mort se întocmeşte numai actul de naştere.
1) Întocmirea actului de naştere se face pe baza declaraţiei verbale a persoanelor prevăzute de art. 16 din Legea 119/1996 republicată, a actului de identitate al mamei şi al declarantului, a certificatului medical constatator al naşterii şi, după caz, a certificatului de căsătorie al părinţilor.
2) Întocmirea actului de naştere al copilului în lipsa actului de identitate al mamei se face pe baza celorlalte documente prevăzute în art. 16 din Legea 119/1996 republicată, a documentului întocmit de reprezentantul poliţiei cu ocazia verificărilor efectuate la solicitarea unităţii sanitare în care a avut loc naşterea, cu privire la datele de identificare a mamei şi a verificărilor în registrele de stare civilă sau în Registrul naţional de evidenţă a persoanelor.
3) Întocmirea actului de naştere al copilului în cazul în care naşterea mamei nu este înregistrată, se face pe baza declaraţiei scrise a persoanelor prevăzute la art. 16 din Legea 119/1996 republicată (oricare dintre părinţi, personalul desemnat din unitatea sanitară în care a avut loc naşterea, orice persoană care a luat la cunoştinţă despre naşterea copilului), unui proces verbal privind identitatea declarată a mamei, semnat de către reprezentantul D.G.A.S.P.C., de reprezentantul poliţiei şi cel al unităţii sanitare, certificatul medical constatator al naşterii şi a actului de identitate al declarantului. În acest caz, numele de familie şi prenumele copilului se stabilesc prin dispoziţie emisă în termen de 5 zile de la data solicitării de către primarul U.A.T. unde se înregistrează naşterea.
4) Dacă declaraţia priveşte un copil din afara căsătoriei, iar recunoaşterea paternităţii are loc în momentul declarării naşterii, datele privind tatăl copilului se înscriu în rubricile corespunzătoare din cuprinsul actului de naştere.
După împlinirea termenului de 30 de zile, întocmirea actului de naştere se face la cererea scrisă a declarantului, cu aprobarea primarului unităţii administrativ-teritoriale în a cărei rază s-a produs evenimentul cu avizul conform al serviciului public comunitar judeţean de evidenţă a persoanelor.
Înregistrarea naşterii se realizează în termen de 90 de zile de la data solicitării. (Ordonanţa de urgenţă nr. 33/2016 pentru modificare şi completarea unor acte normative privind actele de stare civilă şi actele de identitate ale cetăţenilor români).
 
Înregistrarea nașterii se face în baza următoarelor documente:
·     certificatul medical constatator al nașterii, întocmit pe formular-tip, care va trebui să poarte număr de înregistrare, dată certă, sigiliul/ștampila unității sanitare, semnătura și parafa medicului;
·        actul de identitate al mamei și/sau al declarantului, dacă nașterea nu este declarată de mamă;
·        certificatul de căsătorie al părinților copilului, în original și în fotocopie, dacă sunt căsătoriți, iar dacă aceștia poartă nume de familie diferit, declarația scrisă cu privire la numele pe care îl va dobândi copilul;
·        declarația de recunoaștere a copilului născut în afara căsătoriei, dată de către tată în fața ofițerului de stare civilă care înregistrează nașterea sau la notarul public, din care să rezulte și numele de familie pe care îl dobândește copilul, la care se anexează consimțământul mamei; în cazul tatălui minor acesta este asistat de reprezentantul legal;
·        declarația părintelui care declară nașterea, cu privire la domiciliul copilului, în situația în care părinții au domicilii diferite.
 
În situația în care unul dintre părinți sau ambii sunt cetățeni străini, mai sunt necesare și următoarele documente:
·       pașaportul părintelui cetățean străin/părinților cetățeni străini, respectiv actul de identitate pentru cetățenii statelor membre ale Uniunii Europene, în original și în fotocopie, și traducerea legalizată a filei care conține datele de identificare;
·        certificatul de căsătorie al părinților copilului și traducerea legalizată a acestuia, dacă părinții sunt căsătoriți; originalul certificatului și traducerea acestuia vor fi apostilate/supralegalizate, după caz.
 
În situația în care ambii părinți au vârsta sub 14 ani mai sunt necesare și următoarele documente:
·         certificatul de naștere al mamei și actul de identitate al declarantului, dacă declararea nașterii nu este făcută de mamă;
·         actul de identitate al reprezentantului legal al unuia dintre părinții copilului.
În cazul în care căsătoria părinților a fost încheiată în străinătate și nu a fost transcrisă/înscrisă în registrele de stare civilă române, se procedează la transcrierea/înscrierea în regim de urgență a certificatelor de stare civilă emise de autoritățile străine în registrele de stare civilă române; nașterea copilului se înregistrează după transcrierea/înscrierea căsătoriei părinților.
 
 
2) ÎNREGISTRAREA CĂSĂTORIEI
IMPORTANT
OFICIEREA CĂSĂTORIILOR SE FACE ÎN URMĂTOARELE ZILE, PE BAZA PROGRAMĂRILOR:
-LUNI (între orele 13,00-15,00), VINERI (între orele 12,00-13,00), SÎMBĂTĂ (între orele 9,00-13,00) iar intervalul programărilor este de 15 minute.
NU SE OFICIAZĂ CĂSĂTORII ÎN ZILELE DECLARATE NELUCRĂTOARE DE GUVERNUL ROMÂNIEI PRECUM ȘI ÎN RESTUL ZILELOR SĂPTĂMÂNII.
A. Căsătoria între doi cetăţeni români
Declaraţia de căsătorie se face personal, de către viitorii soţi, în scris, la S.P.C.L.E.P. sau, după caz, la primăria locului de domiciliu sau de reşedinţă al unuia dintre ei.
 În cazul în care unul dintre viitorii soţi nu se află în localitatea unde urmează a se încheia căsătorie, el poate face declaraţia de căsătorie la S.P.C.L.E.P. sau, după caz, la primăria localităţii de domiciliu sau de reşedinţă, care o va transmite, în termen de 48 de ore, la S.P.C.L.E.P. sau, după caz, la primăria localităţii unde urmează a se încheia căsătoria.
 Căsătoria poate fi încheiată la S.P.C.L.E.P. sau, după caz, la o altă primărie decât cea în a cărei rază teritorială domiciliază sau își au reședința viitorii soți, cu aprobarea primarului unității administrativ-teritoriale unde se încheie căsătoria.
 Odată cu declaraţia de căsătorie, viitorii soţi vor prezenta următoarele documente:
     documentul cu care se face dovada identității, în original și în copie;
   certificatul de naştere, în original şi în copie;
   certificatul medical privind starea sănătăţii, valabil 14 zile de la data emiterii şi care trebuie să cuprindă menţiunea expresă că persoana se poate sau nu căsători (certificat prenupţial);
  acte, în original şi în copii traduse şi legalizate ori certificate de ofiţerul de stare civilă, din care să rezulte desfacerea căsătoriei anterioare dacă este cazul (certificatul de deces al fostului soţ, certificatul de naştere sau de căsătorie, cu menţiunea de desfacere a căsătoriei, sentinţa de divorţ rămasă definitivă şi irevocabilă);
 în situația în care viitorii soți stabilesc un alt regim matrimonial decât cel al comunității legale, aceștia vor prezenta convenția matrimonială autentificată de către notarul public.
 Dovada identității pentru cetățenii români se poate face cu buletinul de identitate, cartea de identitate sau cartea de identitate provizorie, care trebuie să fie valabile atât la data depunerii declarației de căsătorie, cât și la data oficierii căsătoriei.
 În cazul cetăţenilor români cu domiciliul în străinătate (C.R.D.S.), aceştia se vor legitima cu paşaportul aflat în termen de valabilitate, iar unul dintre viitorii soţi va prezenta şi cartea de identitate provizorie prin care să facă dovada formei de şedere legală pe raza S.P.C.L.E.P. / primăriei unde urmează să fie încheiată căsătoria.
 Termenul legal de încheiere a căsătoriei este de 11 zile de la data când a fost înregistrată declaraţia de căsătorie. În acest termen se cuprind atât ziua când a fost făcută declaraţia de căsătorie, cât şi ziua în care se oficiază căsătoria.
 În aceeaşi zi cu primirea declaraţiei de căsătorie, ofiţerul de stare civilă dispune publicarea acesteia, prin afişarea în extras, într-un loc special amenajat, la sediul primăriei unde urmează să se încheie căsătoria, precum şi pe pagina de internet a acesteia.
Orice persoană poate face opunere la căsătorie, dacă există o piedică legală ori dacă alte cerinţe ale legii nu sunt îndeplinite. Opunerea la căsătorie se va face numai în scris, cu arătarea dovezilor pe care ea se întemeiază.
Căsătoria nu poate fi dovedită decât prin certificatul de căsătorie, eliberat pe baza actului întocmit în registrul actelor de stare civilă.
 
B. Căsătoria între un cetăţean român şi un cetăţean străin (căsătorie mixtă)
 2.1. Legitimarea cetăţenilor străini la încheierea căsătoriei
              Cetăţenii străini care doresc să încheie căsătorii pe teritoriul României vor face dovada identităţii şi a dreptului de şedere, astfel:
           b) Străinii din statele terţe: cu paşaportul emis de statul ai căror cetățeni sunt, în care să fie aplicată viza de intrare pe teritoriul României;
           c) Apatrizii cu pașaport emis în baza Convenției privind statutul apatrizilor din anul 1954, însoțit de permisul de ședere temporară sau permanentă;
         d) Cetățenii străini cărora li s-a acordat o formă de protecție în România cu document de călătorie emis în baza Convenției de la Geneva din 1951 sau cu documentul de călătorie pentru străinii care au obținut protecție subsidiară-protecție umanitară condiționată;
         e) Cetățenii  străini  solicitanți de azil în România cu paşaportul emis de statul ai căror cetățeni sunt, însoțit de documentul temporar de identitate.
 *Documentele de identitate şi viza de intrare pe teritoriul României trebuie să fie valabile  atât la data depunerii declaraţiei de căsătorie, cât şi la data oficierii căsătoriei.
            Cetăţenii statelor cu care România a încheiat tratate/convenţii/acorduri de asistenţă juridică în materie civilă şi de dreptul familiei vor  prezenta documente eliberate de autorităţile competente din ţările respective, datate recent – maxim 3 luni de la emitere, ori care au prevăzut în conținut termenul de valabilitate. Aceste state sunt următoarele: Republica Albania, Republica Austria, Belgia, Bulgaria, Bosnia şi Herţegovina, Republica Cehă, Republica Populară Chineză, Republica Populară Democrată Coreea, Croaţia, Cuba, Republica Franceză, Republica Moldova, Republica Muntenegru, Republica Macedonia, Republica Populară Mongolă, Republica Polonă, Federaţia Rusă, Republica Serbia, Slovacia, Slovenia, Republica Ungară, Ucraina.
             Documentele eliberate de aceste state sunt SCUTITE DE APOSTILARE (exceptând Belgia) şi SUPRALEGALIZARE.
         II. Cetăţenii ale căror state nu au misiune diplomatică sau oficiu consular de carieră acreditat în România vor da declaraţii pe proprie răspundere, autentificate de un notar public, din care să rezulte că viitorul soţ, cetăţean străin sau apatrid, nu este căsătorit şi îndeplineşte condiţiile de fond cerute de legea sa naţională pentru încheierea căsătoriei.
       III. Cetățenii străini vor prezenta și declarații notariale din care să rezulte că îndeplinesc condițiile necesare încheierii căsătoriei în România.
       IV. Reglementări speciale la încheierea căsătoriei dintre un cetăţean român şi un cetăţean străin aparţinând unuia din următoarele state: Israel, Norvegia, Elveţia, Arabia Saudită, Kuwait, Germania, Ucraina, Republica Moldova, Olanda, Bosnia şi Herţegovina, Republica Cehă, Cuba, India, Ungaria, Georgia, Republica Chile, Spania.
 a)      Cetăţenii israelieni, pentru încheierea căsătoriei în România, vor face dovada îndeplinirii condiţiilor de fond cerute de legea lor naţională, cu următoarele documente:
•      extras de înregistrare civilă sau extras din evidenţele populaţiei, eliberat de Ministerul de Interne, în original, copie şi traducere legalizată a acestuia;
•     în cazul în care persoana este divorţată sau văduvă se solicită, după caz, hotărârea de divorţ sau certificatul de deces, în original, copie şi traducere legalizată a documentului;
•  documentele prezentate vor avea ca termen de valabilitate maxim 3 luni de la data emiterii.
 Documentele emise de autorităţile israeliene trebuie să fie apostilate.
 b)      Cetăţenii norvegieni, la încheierea căsătoriei în România vor face dovada îndeplinirii condiţiilor de fond ale legii norvegiene, prin prezentarea unui document eliberat de Centrul Naţional de Înregistrare (Confirmation of Registered Information), care trebuie să fie legalizat cu Apostilă de o Prefectură din Norvegia sau de Ministerul Regal al Afacerilor Externe.
 Documentele emise de autorităţile norvegiene trebuie să fie apostilate.
 c)      Cetăţenii elveţieni vor prezenta numai un document eliberat de autorităţile din Elveţia sub forma unui certificat de capacitate matrimonială, care trebuie să aibă aplicată Apostila conform prevederilor Convenţiei de la Haga din 05.10.1961.
 Documentele emise de autorităţile elveţiene trebuie să fie apostilate.
d)      Cetăţenii saudiţi care doresc încheierea căsătoriei în România se vor adresa forurilor de resort din Regat pentru aprobarea căsătoriei; aprobarea se transmite Ambasadei Regatului Arabiei Saudite din România, ambasada eliberând o dovadă privind încheierea căsătoriei.
 Documentele emise de autorităţile saudite trebuie să fie supralegalizate.
e)  Cetăţenii kuwaitieni vor face dovada îndeplinirii condiţiilor de fond ale legii lor naţionale la încheierea căsătoriei în România numai prin aprobarea scrisă eliberată de Ambasada Statului Kuwait la Bucureşti.
 Documentele emise de autorităţile kuwaitiene trebuie să fie supralegalizate.
f)        Cetăţenii germani vor face dovada îndeplinirii condiţiilor de fond prin prezentarea certificatului de capacitate de căsătorie eliberat de către oficiul de stare civilă competent din Germania, în original, apostilat, împreună cu traducerea în limba română, legalizată de notarul public.
       Documentele emise de autorităţile germane trebuie să fie apostilate.
 g)      Cetăţenii ucrainieni în vederea înregistrării unei căsătorii şi a confirmării stării lor civile vor prezenta o declaraţie pe propria răspundere, legalizată de către reprezentantul diplomatic, oficiul consular al Ucrainei sau notar, prin care se confirmă că persoana în cauză nu este căsătorită.
         Documentele emise de autorităţile ucrainiene sunt scutite de apostilare.
h)       Cetăţenii moldoveni  vor prezenta la depunerea dosarului de căsătorie Certificatul de stare civilă eliberat de organele de stare civilă ale Ministerului Dezvoltării Informaţionale al R. Moldova sau de către funcţionarii consulari ai misiunii diplomatice şi consulare ai R. Moldova, în colaborare cu instituţia menţionată. Legitimarea se va face în baza paşaportului valabil şi a vizei de şedere valabilă atât la depunerea dosarului cât şi la oficierea căsătoriei.
        Documentele emise de autorităţile moldovene sunt scutite de apostilare.
 i)    Cetăţenii olandezi stabiliţi în altă ţară care doresc să se căsătorească în România şi care fac dovada şederii pe teritoriul României cu un document emis de către Oficiul Român pentru Imigrări, vor depune la dosarul de căsătorie declaraţie notarială din care să rezulte că nu mai au o altă căsătorie încheiată şi nedesfăcută.
              Documentele emise de autorităţile olandeze trebuie să fie apostilate.
 j)    Cetăţenii bosniaci la depunerea dosarului de căsătorie vor prezenta certificatul de cutumă eliberat de instituţiile autorităţilor locale din Bosnia şi Herţegovina.
          Documentele emise de autorităţile bosniace sunt scutite de apostilare.
k)   Cetățenii cehi la depunerea dosarului de căsătorie vor prezenta certificatul de stare civilă eliberat de oficiile de stare civilă din Republica Cehă.
          Documentele emise de autorităţile cehe sunt scutite de apostilare.
 l) Cetăţenii cubanezi care doresc să încheie căsătorii pe teritoriul României vor face dovada îndeplinirii condițiilor de fond ale legii lor naționale prezentând la dosar certificatul de naștere tradus și legalizat în Cuba la Ministerul de Externe și declarația de celibat, pe proprie răspundere, dată în fața unui notar din Republica Cuba, tradusă și legalizată la Ministerul de Externe din Cuba sau emisă de Ambasada Republicii Cuba în România.
          Documentele emise de autorităţile cubaneze sunt scutite de apostilare.
 m) Cetățenii indieni care doresc să încheie căsătorii pe teritoriul României vor prezenta în acest sens hotărârea emisă de către instanţele de judecată din India. Oficiile consulare şi misiunile diplomatice nu sunt autorizate în vederea eliberării certificatelor de celibat. Competenţe în vederea stabilirii drepturilor legale ale cetăţenilor indieni deţin numai instanţele de judecată din India.
     Documentele emise de autorităţile indiene trebuie să fie apostilate.
 n) Cetățenii maghiari vor prezenta la depunerea dosarului de căsătorie adeverința de stare civilă obținută prin intermediul reprezentanțelor diplomatice maghiare. 
         Documentele emise de autorităţile maghiare sunt scutite de apostilare.
 o) Cetățenii georgieni vor depune la dosarul de căsătorie declarația de celibat care poate fi eliberată atât de către Direcția Servicii Publice din cadrul Ministerului Justiției (apostilată conform prevederilor Convenției de la Haga din 5 octombrie 1961 cu privire la suprimarea cerinței supralegalizării actelor oficiale străine), cât și de misiunile diplomatice și oficiile consulare ale Georgiei acreditate în străinătate.
         Documentele emise de autorităţile georgiene trebuie  apostilate.
p) Pentru încheierea unei căsătorii în România, cetățenilor chilieni li se eliberează de către Ambasada Republicii Chile la București, în conformitate cu legislația națională, următoarele documente: 
        • declarație pe proprie răspundere a cetățeanului chilian că este necăsătorit și întrunește condițiile de fond în vederea încheierii căsătoriei, autentificată de ambasadă;
        • copia certificatului de căsătorie cu dovada divorțului, în cazul în care starea civilă a cetățeanului chilian este „divorțat”.
         Documentele emise de autorităţile din Republica Chile trebuie să fie supralegalizate.
 r) Cetățenii spanioli la încheierea căsătoriei în România prezintă CERTIFICATUL DE CUTUMĂ eliberat de Ambasada Regatului Spaniei la București, în urma analizei Certificatului de Capacitate Matrimonială emis de un Birou de Stare civilă spaniol, certificând astfel că persoana de cetățenie spaniolă îndeplinește condițiile de fond cerute de legea spaniolă și poate încheia căsătoria în străinătate cu persoana de cetățenie română.
         Documentele emise de autorităţile din Spania trebuie să fie apostilate.
    V.  Documentele administrative emise de 
statele semnatare ale Convenţiei de la Haga vor fi în mod obligatoriu APOSTILATE.
         VI. Documentele administrative emise de autorităţile care nu au ratificat Convenţia de la Haga şi nu au tratate/convenţii/acorduri  încheiate cu România, vor fi în mod obligatoriu supralegalizate, în conformitate cu prevederile art.162 din Legea nr. 105/1992 cu privire la reglementarea raporturilor de drept internaţional privat.
         SUPRALEGALIZARE - pe lângă ştampila organului emitent, actul trebuie să aibă ştampila Ambasadei sau Consulatului român din statul de origine, sau a Ambasadei ori Consulatului statului de origine din România şi, în ambele situaţii, ştampila Ministerului Afacerilor Externe - Direcţia Generală Afaceri Consulare - Biroul Legalizări Documente.
 DEPARTAMENTUL CONSULAR
BIROUL LEGALIZĂRI DOCUMENTE
Adresa: Aleea Alexandru nr. 24, Sector 1, București
...5
legalizari@mae.ro
 
PROGRAM DE LUCRU CU PUBLICUL: de luni până vineri inclusiv, între orele 8.30-12.00, 13.00-15.30. Supralegalizarea se efectuează în ziua depunerii cererii.
          VII. În cazul persoanelor care au statutul de refugiat sau de solicitant de azil în România și au dobândit cetățenia română, documentele de stare civilă sunt exceptate de la apostilare sau supralegalizare.
 
 3) ÎNREGISTRAREA DECESULUI-TELEFON URGENȚE DECESE 0265-771280
Actul de deces se întocmeşte la S.P.C.L.E.P. sau, după caz, la primăria localităţii pe raza căreia s-a produs decesul ori s-a găsit cadavrul.
Declaraţia de deces se face în termen de 3 zile de la data încetării din viaţă a persoanei.
Odată cu declaraţia de deces, declarantul va depune şi următoarele acte:
certificatul medical constatator al decesului, întocmit şi semnat de medicul sau cadrul mediu sanitar care a făcut constatarea, în care trebuie consemnată cauza decesului;
certificatul de naștere și de căsătorie, după caz;
actul de identitate al celui decedat;
documentul de evidenţă militară, pentru persoanele supuse obligaţiunilor militare;
copia actului de identitate al declarantului.
În cazurile în care declarantul nu poate prezenta certificatele de stare civilă și/sau actul de identitate al persoanei decedate, va declara în scris motivul neprezentării acestora şi datele de stare civilă ale decedatului.
Când decesul se datorează unei sinucideri, unui accident sau altor cauze violente, precum şi în cazul găsirii unui cadavru, fie că este sau nu identificat, declaraţia se face în termen de 48 ore, calculat din momentul decesului sau al găsirii cadavrului. În astfel de cazuri este necesară dovada eliberată de poliţie sau de parchet, din care să rezulte că una dintre aceste autorităţi a fost sesizată despre deces.
În cazul în care decesul nu a fost declarat în termenele legale, întocmirea actului de deces se face numai cu aprobarea parchetului, iar declarația se face în scris, arătând motivele întârzierii.
 
4) ELIBERAREA CERTIFICATELOR DE STARE CIVILĂ
      Certificatele de stare civilă se eliberează numai cetăţenilor care posedă act/document de identitate valabil, care poate fi:
buletinul de identitate/cartea de identitate sau cartea de identitate provizorie-pentru cetăţenii români cu domiciliul în ţară;
paşaportul - pentru cetăţenii români cu domiciliul în străinătate;
documentul de identitate sau paşaportul emise de statul aparținător - pentru cetăţenii statelor membre ale Uniunii Europene sau ale Spaţiului Economic European;
paşaportul emis de statul ai cărui cetățeni sunt, în care să fie aplicată viza de intrare pe teritoriul României – pentru cetățenii străini din statele terțe.
În cazul cetăţenilor români cu domiciliul în ţară, când aceştia solicită eliberarea unui certificat de stare civilă şi nu deţin act de identitate valabil, vor fi îndrumaţi ca în prealabil să se prezinte la serviciul public comunitar local de evidenţă a persoanelor pentru eliberarea unei cărţi de identitate provizorii.
 Certificatele de naştere şi de căsătorie se eliberează numai titularilor sau reprezentanţilor legali ai acestora, iar certificatele de deces se eliberează membrilor familiei sau altor persoane îndreptăţite.
 Certificatele de stare civilă se pot elibera şi altor persoane împuternicite prin procură specială, autentificată, cu respectarea prevederilor legale de apostilare sau supralegalizare, după caz, iar persoanele cu domiciliul sau reşedinţa în străinătate pot solicita procurarea certificatelor şi pe cale diplomatică, prin intermediul M.A.E.-D.C..
Solicitarea eliberării certificatelor de stare civilă se poate face atât la S.P.C.L.E.P./primăria care are în păstrare registrele în care au fost înregistrate actele, cât şi la S.P.C.L.E.P./primăria locului de domiciliu.
 
5) ELIBERAREA EXTRASELOR MULTILINGVE ALE ACTELOR DE STARE CIVILĂ
 Extrasele multilingve se eliberează de ofiţerii de stare civilă delegaţi, în baza actelor de stare civilă aflate în arhiva proprie sau, după caz, pe baza registrelor întocmite de parohii, ca urmare a unei cereri adresate S.P.C.L.E.P. ori primăriilor unităţilor administrativ-teritoriale în care nu sunt constituite astfel de servicii. 
Extrasele multilingve ale actelor de stare civilă privind naşterea, căsătoria sau decesul, eliberate de autorităţile române, sunt documente cu aceeaşi putere doveditoare ca şi certificatele de stare civilă şi se folosesc de către titulari şi persoanele îndreptăţite în faţa autorităţilor străine din statele părţi la Convenţia nr. 16.
 Extrasele multilingve eliberate de autorităţile române pot fi folosite de către cetăţenii români aflaţi în străinătate inclusiv în faţa misiunilor diplomatice şi oficiilor consulare ale României, cu excepţia situaţiei când necesitatea prezentării certificatului de stare civilă în original în faţa acestor autorităţi este prevăzută în mod expres prin dispoziţiile legale în vigoare.
 Cererea privind eliberarea extrasului multilingv poate fi adresată S.P.C.L.E.P. ori, după caz, primăriei unităţii administrativ-teritoriale.
a) care are în păstrare actul de stare civilă;
b) de la locul de domiciliu/reşedinţă al solicitantului.
Extrasele multilingve ale actelor de stare civilă privind naşterea şi/sau căsătoria se eliberează titularilor sau reprezentanţilor legali ai acestora, iar extrasele multilingve ale actelor de stare civilă privind decesul se eliberează membrilor familiei ori altor persoane îndreptăţite. Extrasele multilingve se pot elibera şi altor persoane împuternicite prin procură specială.
 În vederea eliberării extraselor multilingve, cetăţenii români cu domiciliul în România se legitimează, cu actul de identitate aflat în termen de valabilitate (buletin de identitate, carte de identitate, carte de identitate provizorie).
Minorii în vârstă de peste 14 ani, deţinători sau nu ai unui act de identitate, au dreptul să solicite şi să primească extrase multilingve de naştere sau de căsătorie în nume propriu, asistaţi, după caz, de unul dintre părinţi sau de tutore, care semnează cererea de eliberare a extrasului multilingv. 
Cetăţenii statelor membre ale Uniunii Europene şi ai Confederaţiei Elveţiene ale căror acte de stare civilă sunt înregistrate în România se legitimează, în vederea eliberării extraselor multilingve, cu documente de identitate eliberate de statele ai căror cetăţeni sunt sau cu paşaport, aflate în termen de valabilitate.
Cetăţenii români cu domiciliul în străinătate şi străinii ale căror acte de stare civilă sunt înregistrate în România se legitimează, în vederea eliberării extraselor multilingve, cu paşaport valabil.
Apatrizii ale căror acte de stare civilă sunt înregistrate în România se legitimează, în vederea eliberării extraselor multilingve, cu permis de şedere temporar sau pe termen lung ori, după caz, cu paşaport aflat în termen de valabilitate, emis în baza Convenţiei privind statutul apatrizilor, adoptată la New York la 28 septembrie 1954, la care România a aderat prin Legea nr. 362/2005.
 DIRECŢIA PENTRU EVIDENŢA PERSOANELOR ŞI ADMINISTRAREA BAZELOR DE DATE  Bucureşti, prin Serviciul central de stare civilă, întreprinde măsuri pentru procurarea extraselor multilingve,  la cererea următoarelor categorii de persoane fizice:
a) străini care s-au adresat misiunilor diplomatice sau oficiilor consulare străine acreditate în România şi ale căror acte şi fapte de stare civilă s-au produs şi s-au înregistrat în România;
b) cetăţeni români cu domiciliul sau reşedinţa în străinătate, care s-au adresat misiunilor diplomatice şi oficiilor consulare ale României sau Ministerului Afacerilor Interne;
c) apatrizi care s-au adresat misiunilor diplomatice şi oficiilor consulare ale României sau Ministerului Afacerilor Interne şi ale căror acte şi fapte de stare civilă s-au produs şi s-au înregistrat în România.
  DIRECŢIA PENTRU EVIDENŢA PERSOANELOR ŞI ADMINISTRAREA BAZELOR DE DATE  Bucureştipoate primi cereri de procurare a extraselor multilingve, pentru persoanele  menţionate  mai sus, prin intermediul:
a) misiunilor diplomatice şi al oficiilor consulare străine acreditate în România, pentru cetăţenii statelor pe care le reprezintă:
b) misiunilor diplomatice şi al oficiilor consulare ale României, pentru cetăţenii români cu domiciliul sau reşedinţa în străinătate şi pentru apatrizi;
c) Ministerului Afacerilor Interne, pentru cetăţenii români cu domiciliul sau reşedinţa în străinătate şi apatrizii care s-au adresat direct acestei instituţii.
 
6) TRANSCRIEREA/ÎNSCRIEREA CERTIFICATELOR DE STARE CIVILĂ 
 
a) TRANSCRIEREA CERTIFICATELOR ŞI A EXTRASELOR DE STARE CIVILĂ PROCURATE DIN STRĂINĂTATE
  Actele de stare civilă ale cetăţenilor români întocmite de autorităţile străine, se TRANSCRIU obligatoriuîn registrele de stare civilă româneîn termen de 6 luni de la întoarcerea în ţară sau de la primirea din străinătate a certificatului ori extrasului de stare civilă
TRANSCRIEREA certificatelor ori extraselor de stare civilă procurate din străinătate, pentru cetăţenii români, se efectuează cu aprobarea primarului unităţii administrativ-teritoriale de la locul de domiciliu al solicitantului, cu avizul prealabil al Serviciului public comunitar judeţean de evidenţă a persoanelor.
Cererile de transcriere se fac în nume propriu sau prin împuternicit cu procură specială, autentificată, apostilată sau supralegalizată, după caz, și se depun la S.P.C.L.E.P. sau la primăria unității administrativ-teritoriale de la locul de domiciliu al solicitantului, se aprobă de către primar, după ce   s-a obținut avizul prealabil al S.P.C.J.E.P.
Minorii în vîrstă de peste 14 ani solicită transcrierea certificatelor de naştere în nume propriu asistaţi de unul dintre părinţi sau, după caz de tutore, ori prin împuternicit cu procură specială; în cazul în care părinţii au domicilii diferite, S.P.C.L.E.P./primăria competent(ă) privind transcrierea certificatului de naştere poate fi oricare din cele două pe a căror rază au domiciliul părinţii minorului.
Pentru persoanele care nu au împlinit vârsta de 18 ani, ai căror părinţi au domiciliul în străinătate, cererea de transcriere a certificatelor de naştere se depune la S.P.C.L.E.P./primăria ultimului loc de domiciliu avut de părinți în România, iar în cazul în care au avut domicilii diferite, la ultimul domiciliu al unuia dintre părinți.
Pentru cetăţenii români cu vârsta peste 18 ani care au domiciliul în străinătate, cererea se adresează primarului unităţii administrativ-teritoriale de la ultimul loc de domiciliu avut în ţară, iar dacă nu au avut domiciliul în România (cu excepția celor care au redobândit cetățenia română), primarului sectorului 1 al municipiului Bucureşti.
Cetățenii care au redobândit cetățenia română și care nu au avut niciodată domiciliul în România, adresează cererea de transcriere după cum urmează:
●primarului sectorului 1 al municipiului București, în cazul celor care au depus cererea de redobândire la sediul Autorității Naționale pentru Cetățenie din municipiul Bucureşti;
●primarilor municipiilor reședință de județ, în cazul celor care au depus cererea de redobândire la birourile teritoriale ale Autorității Naționale pentru Cetățenie (Galați, Iași, Suceava, Timișoara și Cluj-Napoca);
●autorităților publice locale sus menționate, în cazul celor care au depus jurământul de credință la misiunile diplomatice sau oficiile consulare ale României acreditate în străinătate.
În cazul transcrierii certificatului de căsătorie, cererea se adresează primarului unităţii administrativ-teritoriale de la domiciliul comun al soţilor, iar dacă soţii au domicilii diferite, la oricare din cele două primăriin pe raza căreia aceştia au domiciliul.
În cazul transcrierii certificatului de deces, cererea se adresează primarului unităţii administrativ-teritoriale a locului de domiciliu al solicitantului sau primarului unităţii administrativ-teritoriale de la ultimul domiciliu avut în ţară de către persoana decedată
Cererea de transcriere este însoțită de următoarele documente:
•certificatul sau extrasul de stare civilă eliberat de autoritățile străine, cu respectarea prevederilor legale privitoare la apostilare sau supralegalizare, după caz, în original, copie și traducere legalizată;
•  copia actului de identitate sau pașaportului, după caz (titular/solicitant);
•  în cazul transcrierii certificatelor de naştere, se vor anexa copii ale certificatelor de naştere şi/sau căsătorie ale părinţilor;
• declarația părintelui care solicită transcrierea cu privire la domiciliul minorului, în cazul în care părinții au domicilii diferite, dată în fața ofițerului de stare civilă delegat; în cazul în care transcrierea este solicitată prin împuternicit, se va atașa  declaraţia notarială a părintelui cu privire la  domiciliul minorului;
•  în cazul transcrierii certificatelor de căsătorie, se vor anexa copiile certificatelor de naştere ale celor doi soţi;
•  în cazul în care, în certificatul de căsătorie procurat din străinătate nu se face referire la numele soţilor după căsătorie, se vor anexa declaraţii autentificate, din partea soţului cetăţean român sau a ambilor soţi cetăţeni români, cu privire la numele purtat după căsătorie. Declaraţiile vor fi date, în ţară, la un notar public, ori la misiunea diplomatică sau oficiul consular de carieră al României din străinătate, sau la un notar public străin, caz în care vor trebui să aibă aplicată apostila conform prevederilor Convenţiei de la Haga;
• declarația din partea titularului actului ori a reprezentantului legal, dată în fața ofițerului de stare civilă delegat, din care să rezulte că nu mai există un alt act transcris/înscris sau reconstituit; în cazul în care transcrierea este solicitată prin împuternicit, se va atașa declaraţia notarială a persoanei care împuternicește referitoare la acest aspect;
•  declarația notarială a ambilor soți din care să rezulte legea aplicabilă efectelor căsătoriei, română ori străină după caz, în situația în care în certificatul/extrasul de căsătorie procurat din străinătate nu se face referire la regimul matrimonial ales (căsătorii încheiate după data de 01.10.2011, data intrării în vigoare a Legii nr. 287/2009 privind Codul Civil, republicată, cu modificările și completările ulterioare):
    - în cazul în care legea aplicabilă este legea română, se declară și regimul matrimonial ales, comunitatea legală, separația de bunuri, comunitatea convențională, în ultimele două cazuri prezentându-se și convenția matrimonială autentificată de notarul public;
    - în situația în care legea aplicabilă este legea străină și totodată se prezintă o convenție matrimonială încheiată în străinătate, aceasta trebuie apostilată sau supralegalizată,dupăcaz.
       Certificatele sau extrasele de stare civilă, precum şi traducerile acestora, dacă sunt făcute în străinătate, vor fi în mod obligatoriu apostilate sau supralegalizate, după caz, cu excepţia celor eliberate de state cu care România are încheiate tratate, convenţii sau acorduri de asistenţă juridică, care prevăd scutirea de apostilare sau supralegalizare.
       Cetăţenii români cu domiciliul în străinătate care se legitimează cu paşapoarte expirate sau titluri de călătorie şi sunt în imposibilitate de a se legitima cu un document valabil, vor solicita S.P.C.L.E.P. de la ultimul loc de domiciliu, eliberarea unei dovezi din care să rezulte cum figurează înregistraţi în Registrul local de evidenţă a persoanelor; în baza dovezii şi a paşaportului expirat sau a titlului de călătorie, se va face legitimarea persoanelor de către oficiile de stare civilă.
       Cetățenii ale căror acte de stare civilă au fost înregistrate în localități care au aparținut României, iar în prezent aceste localităţi se găsesc pe teritoriul altor state, pot solicita, potrivit legii, întocmirea actelor de stare civilă la S.P.C.L.E.P. sau, după caz, la primăria unității administrativ-teritoriale pe raza căreia își are domiciliul solicitantul, pe baza extrasului de pe actul de stare civilă ce se găsește în păstrarea Direcțiilor Județene ale Arhivelor Naționale.
 
 b) ÎNSCRIEREA ÎN REGISTRELE DE STARE CIVILĂ ROMÂNE DE LA MISIUNILE DIPLOMATICE SAU OFICIILE CONSULARE DE CARIERĂ ALE ROMÂNIEI A CERTIFICATELOR DE STARE CIVILĂ ELIBERATE DE AUTORITĂŢILE  STRĂINE 
 Cetăţenii români aflaţi în străinătate pot solicita înscrierea care îi privește în registrele de stare civilă române de la misiunile diplomatice sau oficiile consulare de carieră ale României a certificatelor sau extraselor de stare civilă eliberate de autoritățile străine, în cazul în care înregistrarea actului sau faptului de stare civilă a fost făcută în prealabil la autoritatea din statul de reședință; înscrierea se face cu aprobarea șefilor misiunilor diplomatice sau ai oficiilor consulare, iar refuzul acestora se motivează.
Cererea de înscriere în registrele de stare civilă române se depune la misiunea diplomatică sau la oficiul consular de carieră al României din țara unde a fost făcută înregistrarea în prealabil ori din țara aflată în circumscripția consulară respectivă.
 Cererea va fi însoțită de documentele enumerate mai sus.
 Pentru înscrierea în registrele de stare civilă ale misiunii diplomatice sau oficiului consular de carieră al României a certificatelor/extraselor de naștere, cererea va fi făcută de unul dintre părinți, de minorul care a împlinit vârsta de 14 ani, asistat de unul dintre părinți sau, după caz, de tutore, ori prin împuternicit cu procură specială.
 
Pentru înscrierea certificatelor/extraselor de căsătorie, cererea va fi făcută de soțul cetățean român, în nume propriu sau prin împuternicit cu procură specială; întocmirea actului se va face numai în condițiile în care s-a stabilit că soțul cetățean român are înscrise în registrele de stare civilă române toate modificările intervenite în statutul civil; dovada se face prezentând certificatul de naștere sau, după caz, de căsătorie, cu toate mențiunile înscrise, eliberat de autoritățile din țară.
 
Pentru înscrierea certificatelor/extraselor de deces, cererea va fi făcută de unul dintre membrii familiei sau de către o altă persoană îndreptățită.
Certificatele/extrasele, precum și procura specială trebuie să fie apostilate sau legalizate de autoritatea competentă, conform practicii locale.
 
7) PROCEDURA SCHIMBĂRII DE NUME PE CALE ADMINISTRATIVĂ
 Este reglementată de Ordonanţa Guvernului nr. 41/2003 privind dobândirea şi schimbarea pe cale administrativă a numelui de familie şi/sau a prenumelui, aprobată prin legea nr. 323/2003, cu modificările şi completările  ulterioare.
Persoana care solicită schimbarea numelui pe cale administrativă va depune o cerere la S.P.C.L.E.P., sau după caz, la primăria în a cărei rază teritorială îşi are domiciliul, în nume propriu sau prin împuternicit cu procură specială ori împuternicire avocațială.
Cetățenii români cu domiciliul în străinătate vor depune cererea la S.P.C.L.E.P., sau după caz, la primăria unității administrativ-teritoriale de la ultimul domiciliu avut în România, iar dacă nu au avut vreodată domiciliul în țară, la D.S.C. – Sector 1 București.
 
Cererea de schimbare a numelui trebuie să fie motivată şi să fie însoţită  de următoarele acte :
copii legalizate de pe certificatele de stare civilă ale persoanei care solicită schimbarea numelui;
un exemplar al MONITORULUI OFICIAL AL ROMÂNIEI, Partea a III-a, în care a fost publicat extrasul din cererea de schimbare a numelui, exemplar de la publicarea căruia să nu fi trecut mai mult de un an;
consimţământul, dat în formă autentică, al celuilalt soţ, în cazul schimbării numelui de familie purtat în timpul căsătoriei;
copia de pe decizia de aprobare a autorităţii tutelare, în cazurile prevăzute de art.7 din O.G. nr.41/2003*;
cazierul judiciar al solicitantului;
cazierul fiscal ale solicitantului, valabil la data depunerii cererii;
orice alte acte pe care solicitantul le consideră necesare.
     Cetăţenii români cu domiciliul în străinătate vor depune în locul cazierului fiscal o declaraţie notarială din care să rezulte faptul persoana în cauză nu are datorii faţă de statul român.
Sunt considerate ca întemeiate cererile de schimbare a numelui în următoarele cazuri:
a) când numele este format din expresii indecente, ridicole ori transformat prin traducere sau în alt mod;
b) când persoana în cauza a folosit, în exercitarea profesiei, numele pe care doreşte să îl obţină, făcând dovada cu privire la aceasta, precum şi asupra faptului că este cunoscută în societate sub acest nume;
c) când, din neatenţia ofiţerilor de stare civilă ori ca urmare a necunoaşterii reglementărilor legale în materie, au fost efectuate menţiuni greşite în registrele de stare civilă ori au fost eliberate certificate de stare civilă cu nume eronate, în baza cărora au fost eliberate alte acte;
d) când persoana în cauză are numele de familie sau prenumele format din mai multe cuvinte, de regulă reunite, şi doreşte schimbarea acestuia;
e) când persoana în cauză poartă un nume de familie de provenienţă străină şi solicită să poarte un nume românesc;
f) când persoana şi-a schimbat numele de origine străină într-un nume românesc, pe cale administrativă, şi doreşte să revină la numele dobândit la naştere;
g) când părinţii şi-au schimbat numele pe cale administrativă, iar copiii solicită să poarte un nume de familie comun cu al părinţilor lor;
h) când persoana în cauză solicită să poarte un nume de familie comun cu al celorlalţi membri ai familiei, nume care a fost dobândit ca urmare a adopţiei, a menţinerii numelui la căsătorie, a stabilirii filiaţiei ori a unor schimbări de nume aprobate anterior pe cale administrativă;
i) când soţii au convenit cu ocazia încheierii căsătoriei să poarte numele de familie reunite şi ambii solicită schimbarea acestuia pe cale administrativă, optând pentru numele de familie dobândit la naştere de către unul dintre ei ori să revină fiecare la numele avut anterior căsătoriei;
j) când persoana în cauză face dovada că a fost recunoscută de către părinte ulterior înregistrării naşterii, însă, întrucât nu a sesizat instanţa pentru încuviinţarea purtării numelui de familie al acestuia în timpul vieţii, nu există altă posibilitate de dobândire a numelui părintelui decât pe cale administrativă;
k) când prenumele purtat este specific sexului opus;
l) când persoanei i s-a încuviinţat schimbarea sexului prin hotărâre judecătorească rămasă definitivă şi irevocabilă şi solicită să poarte un prenume corespunzător, prezentând un act medico-legal din care să rezulte sexul acesteia;
m) alte asemenea cazuri temeinic justificate.
 
Sunt de asemenea considerate justificate şi cererile de schimbare a numelui în următoarele cazuri:
a) când persoana în cauză a adoptat minori şi doreşte ca aceştia să poarte un alt prenume;
b) când căsătoria a încetat prin moartea sau prin declararea judecătorească a morţii unuia dintre soţi, iar soţul supravieţuitor solicită să revină la numele de familie purtat anterior căsătoriei ori la numele de familie dobândit la naştere;
c) când în urma divorţului un fost soţ revine la numele de familie purtat anterior şi care provine dintr-o altă căsătorie, de asemenea desfăcută  prin divorţ, şi doreşte să poarte numele dobândit la naştere;
d) când în urma încetării căsătoriei prin moartea sau prin declararea judecătorească a morţii unuia dintre soţi celălalt soţ se recăsătoreşte şi, ca urmare a desfacerii acestei căsătorii, acesta doreşte să poarte numele de familie dobândit la naştere;
e) când fostul soţ doreşte să poarte numele de familie pe care l-a avut în căsătorie, pentru a avea un nume comun cu copiii încredinţaţi spre creştere şi educare, cu consimţământul fostului soţ, dat în formă autentică;
f) când părinţii au divorţat, iar copiii încredinţaţi spre creştere şi educare unuia dintre părinţi, care a revenit la numele de familie avut anterior căsătoriei, solicită să poarte numele de familie al acestuia;
g) când s-a desfăcut adopţia unei persoane căsătorite care are copii minori şi în urma desfacerii adopţiei persoana în cauză revine la numele de familie avut înainte de adopţie;
h) când unul dintre soţi, la încheierea căsătoriei, a luat numele de familie al celuilalt soţ, nume pe care acesta l-a dobândit prin adopţie, iar ulterior încheierii căsătoriei are loc desfacerea adopţiei.
 *O.G.nr.41/2003
Pentru minor, cererea de schimbare a numelui se face, după caz, de părinţi sau, cu încuviinţarea autorităţii tutelare, de către tutore. Dacă părinţii nu se înţeleg cu privire la schimbarea numelui, va hotărî autoritatea tutelară. Când cererea este făcută  de unul dintre părinţi, este necesar acordul celuilalt părinte, dat în formă autentică. Acordul nu este necesar în cazul în care celălalt părinte este pus sub interdicţie ori este declarat judecătoreşte dispărut sau decăzut din drepturile părinteşti. Când minorul a împlinit vârsta de 14 ani, cererea va fi semnată şi de acesta. Pentru persoana pusă sub interdicţie, cererea de schimbare a numelui se face de către tutore, cu încuviinţarea autorităţii tutelare. În cazul în care părinţii copilului sunt decedaţi, necunoscuţi, puşi sub interdicţie, declaraţi judecătoreşte morţi ori dispăruţi sau decăzuţi din drepturile părinteşti şi nu a fost instituită tutela, în cazul în care copilul a fost declarat abandonat prin hotărâre judecătorească rămasă definitivă, precum şi în cazul în care instanţa judecătorească nu a hotărât încredinţarea copilului unei familii sau unei persoane, în condiţiile legii, cererea de schimbare a numelui minorului se face de către serviciul public specializat pentru protecţia copilului din subordinea consiliului judeţean, ori, după caz, a consiliului local municipal, orăşenesc, comunal sau al sectorului municipiului Bucureşti.
 
8) ÎNSCRIEREA DE MENŢIUNI ÎN ACTELE DE STARE CIVILĂ ROMÂNE PRIVIND SCHIMBĂRILE DE NUME ŞI/SAU PRENUME EFECTUATE DE CETĂŢENII ROMÂNI ÎN STRĂINĂTATE
 
Modificările intervenite în statutul civil al cetățenilor români aflați în străinătate se înscriu de ofițerul de stare civilă delegat prin mențiune pe marginea actelor de stare civilă, cu aprobarea Direcției pentru Evidența Persoanelor și Administrarea Bazelor de Date.
Înscrierea acestor mențiuni se face în baza cererilor adresate misiunii diplomatice sau oficiului consular de carieră al României acreditat în statul de reședință, sau S.P.C.L.E.P./primăriei care are în păstrare actele de stare civilă ale solicitanților, în nume propriu sau prin împuternicit cu procură specială ori împuternicire avocațială. În procură este necesar să se facă referire în mod expres la faptul că persoana împuternicită îi reprezintă pe solicitanţi atât în vederea depunerii documentelor pentru înscrierea menţiunii, cât şi a ridicării noilor certificate de la oficiile de stare civilă unde sunt înregistrate actele de stare civilă ale acestora.
Cererea va fi însoţită  de următoarele documente:
1.      documentul de schimbare a numelui şi/sau prenumelui, emis de autorităţile  străine, în original şi copii (o copie va rămâne la cerere şi câte o copie la fiecare dintre certificatele ce urmează a fi schimbate);
2.      traducerea legalizată a documentului, în original şi copii (o copie va rămâne la cerere şi câte o copie la fiecare dintre actele în baza cărora au fost emise certificatele ce urmează a fi schimbate); traducerea se va face la un notar public din ţară, la misiunea diplomatică ori la oficiul consular de carieră al României din ţara de reşedinţă a solicitantului sau la un notar străin, cu respectarea prevederilor legale de apostilare sau supralegalizare, după caz;
3.      copia certificatului de naştere şi/sau căsătorie al persoanei pentru care se solicită înscrierea menţiunii;
4.      copia paşaportului străin;
5.      copia paşaportului românesc, dacă este cazul.
 În situaţia în care solicitantul deţine numai paşaportul emis de către autorităţile străine pe noul nume fără a fi în posesia actului administrativ (notarial, judecătoresc, după caz) de schimbare a numelui şi/sau  prenumelui în străinătate, sunt aplicabile prevederile art. 4 alin.(2) lit. b) şi e) din O.G. nr. 41/2003 privind dobândirea şi schimbarea pe cale administrativă a numelor persoanelor fizice, aprobată prin Legea nr. 323/2003, cu modificările şi completările ulterioare.
 
9) ÎNSCRIEREA DE MENŢIUNI ÎN ACTELE DE STARE CIVILĂ ROMÂNE PRIVIND HOTĂRÂRILE DE DIVORŢ PRONUNŢATE ÎN STRĂINĂTATE
 
Cererea prin care se solicită înscriere mențiunilor de căsătorie și de desfacere a acesteia  se depune la S.P.C.L.E.P./primăria care are în păstrare actul de naștere al soțului care solicită înscrierea acestora. În situația în care căsătoria a fost înregistrată în România, cererea de înscriere a mențiunii de divorț se depune la S.P.C.L.E.P./primăria care are în păstrare actul de căsătorie.
Toate deciziile de divorț (hotărâri judecătorești, decizii emise de autoritățile administrative și religioase) pronunțate în statele terțe (în afara celor din spațiul UE și ale celor cu care România are încheiate tratate/convenții) vor fi recunoscute de tribunalul competent, conform prevederilor Legii nr.105/1992, şi vor fi înscrise în registrele de stare civilă române fără avizul D.E.P.A.B.D. Bucureşti.
În acest caz, cererea va fi însoțită de hotărârea străină și traducerea acesteia, în copie, hotărârea  de recunoaștere pronunțată de instanța competentă din România, definitivă și irevocabilă, în original, precum și de declarația notarială a soților/soțului care solicită înscrierea mențiunii de divorț, din care să rezulte numele pe care aceștia/acesta îl poartă în urma divorțului, în situația în care din sentință nu reiese acest lucru.
În acest caz, cererea va fi însoțită de hotărârea străină în original, copie și traducerea legalizată, precum și declarația notarială a soților/soțului care solicită înscrierea mențiunii de divorț, din care să rezulte numele pe care aceștia/acesta îl poartă în urma divorțului, în situația în care din sentință nu reiese acest lucru.
Observaţie: în situația în care se solicită și înscrierea mențiunii de căsătorie, se va atașa certificatul/extrasul de căsătorie străin apostilat sau supralegalizat, după caz, în original, copie și traducerea legalizată.
 
10)CODUL NUMERIC PERSONAL
 
CODUL NUMERIC PERSONAL (C.N.P.) reprezintă un număr semnificativ ce individualizează o persoană şi constituie singurul identificator pentru toate sistemele informatice care prelucrează date nominale privind persoana fizică.
Atribuirea codului numeric personal de către ofiţerul de stare civilă se face pe baza datelor înscrise în actul de naştere, cu privire la sex şi data naşterii.
Codul numeric personal atribuit unei persoane nu poate fi schimbat decât în cazurile în care se modifică, potrivit legii, datele privind sexul şi data naşterii, ori când a fost atribuit în mod eronat.
Modificarea codului numeric personal atribuit sau înscris greşit în actele de stare civilă se face la cererea persoanei în cauză sau a reprezentantului legal al acesteia, ori din oficiu, numai cu avizul serviciului public comunitar local de evidenţă a persoanelor şi cu aprobarea primarului.
 
Pentru persoanele născute înaintea datei de 01.01.1980 care nu au atribuit C.N.P., acordarea de C.N.P. se realizează astfel:
1.Pentru cetățenii români născuți în România, S.P.C.L.E.P.-ul de la locul de domiciliu, în momentul eliberării unui nou act de identitate solicită acordarea unui C.N.P. la  D.E.P.A.B.D., prin intermediul S.P.C.J.E.P.
2.Pentru cetățenii români născuți în străinătate și ale căror acte de naștere au fost transcrise/înscrise în registrele de stare civilă române, C.N.P. se atribuie de către D.E.P.A.B.D. prin B.J.A.B.D.E.P, la solicitarea structurii de stare civilă din cadrul S.P.C.J.E.P., concomitent cu avizarea cererii de transcriere sau ulterior înscrierii.
În cazul solicitării de C.N.P. necesar eliberării pașaportului simplu electronic cu date biometrice incluse, cererea tip (vezi model de cerere) se depune de către solicitant la S.P.C.J.E.P., însoțită de următoarele documente în original și în copie:
Certificatul de naștere și de căsătorie, dacă este cazul;
Documentul de identificare valabil (act de identitate sau pașaport, eliberat de autoritățile străine);
Pașaportul românesc;
Documentul prin care face dovada cetățeniei române.
 
11) RECTIFICAREA ACTELOR DE STARE CIVILĂ
În conformitate cu prevederile art. 58 alin. 1 din Legea nr. 119/1996 cu privire la actele de stare civilă, republicată, rectificarea actelor de stare civilă și a mențiunilor înscrise pe marginea acestora se face în temeiul dispoziției primarului unității administrativ-teritoriale care are în păstrare actul de stare civilă, din oficiu sau la cererea persoanei interesate, cu avizul prealabil al S.P.C.J.E.P.
 
Cererea de rectificare a actelor de stare civilă şi a menţiunilor înscrise pe acestea, însoțită de actele doveditoare, se depune de către persoana interesată la S.P.C.L.E.P. sau la primăria unităţii administrativ-teritoriale care are în păstrare actul de stare civilă ori, după caz, la S.P.C.L.E.P. sau la primăria de la locul de domiciliu.
 Cererea se soluționează în termen de 30 de zile prin emiterea dispoziției de către primarul localității, care se comunică solicitantului în termen de 10 zile de la data emiterii.
 Actele de stare civilă întocmite ca urmare a transcrierii/înscrierii în registrele de stare civilă române a certificatelor sau extraselor de stare civilă încheiate în străinătate se rectifică numai în următoarele situații:
   a) când eroarea se datorează autorităților locale străine care au înregistrat inițial actul și persoana interesată prezintă documentul eliberat de autoritățile străine;
   b) când eroarea se datorează ofițerului de stare civilă delegat care a transcris/înscris actul;
   c) când eroarea se datorează traducerii prezentate.
Potrivit prevederilor art. 93 alin. 1 din H.G. nr.64/2011 pentru aprobarea Metodologiei cu privire la aplicarea unitară a dispozițiilor în materie de stare civilă, în baza documentului eliberat de autoritățile străine, se operează mențiunea de rectificare a actului de stare civilă numai cu aprobarea D.E.P.A.B.D. București.
 Cererea privind rectificarea actelor de stare civilă române întocmite ca urmare a transcrierii/înscrierii în registrele de stare civilă române a certificatelor sau extraselor de stare civilă încheiate în străinătate în baza documentului de rectificare eliberat de autoritățile străine va fi însoțită de următoarele documente:
-documentul de rectificare, eliberat de autoritățile străine, în original și copie, cu respectarea prevederilor legale de apostilare sau supralegalizare, după caz;
-traducerea legalizată a documentului, în original și copie;
-certificatul de naștere și/sau căsătorie al persoanei pentru care se solicită rectificarea, în original și copie;
-extras pentru uz oficial de pe actul de stare civilă, ex. I și II;
-copie după actul de identitate al solicitantului.